POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

EMIL™ Office Rental**

Dernière mise à jour : 2025

La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont EMIL™ Office Rental collecte, utilise, protège et traite vos données personnelles dans le cadre de ses activités de domiciliation d'entreprises, de location de bureaux et de services professionnels.

En utilisant nos services, vous acceptez les pratiques décrites ci-dessous.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées est :
EMIL™ Office Rental
Belgique – Paris – Kinshasa
(E-mail et coordonnées légales à insérer)

2. Données que nous collectons

Dans le cadre de nos services, nous pouvons être amenés à collecter les données suivantes :

2.1 Données d'identification

– Nom et prénom
– Adresse
– Numéro de téléphone
– Adresse e-mail
– Document d'identité (pour la conformité légale)

2.2 Données professionnelles

– Dénomination sociale
– Numéro d'entreprise
– Adresse de siège social
– Informations administratives (statuts, mandataires, etc.)

2.3 Données liées à la domiciliation

– Courrier reçu
– Traçabilité de la remise ou du scan de courrier
– Preuves de résidence ou justificatifs légaux

2.4 Données de paiement

– Preuves de paiement, factures, coordonnées bancaires (hors numéros de carte bancaire complets)

2.5 Données techniques

– Adresse IP
– Cookies
– Données de navigation sur notre site web

3. Finalités de la collecte

Vos données sont utilisées pour :

✔ Fournir nos services de domiciliation et de location
✔ Établir des documents contractuels
✔ Assurer la conformité légale (KYC – lutte contre la fraude)
✔ Gérer votre courrier
✔ Répondre à vos demandes
✔ Améliorer nos services et notre site web
✔ Effectuer la facturation et le suivi administratif
✔ Garantir la sécurité de nos espaces et systèmes

4. Base légale du traitement

Nous traitons vos données conformément :

– au RGPD (Règlement général sur la protection des données) pour nos activités en Belgique et en France ;
– aux lois congolaises applicables en matière de données personnelles ;
– à nos obligations légales liées à la domiciliation d'entreprises ;
– à la nécessité d'exécuter un contrat ;
– à votre consentement.

5. Durée de conservation

Vos données sont conservées :

– pendant la durée du contrat,
– puis 5 à 10 ans selon les obligations légales en matière de comptabilité, de fiscalité et de lutte contre la fraude.

Les données non nécessaires sont supprimées plus rapidement.

6. Partage des données

Nous ne vendons jamais vos données.

Elles peuvent être partagées uniquement avec :

– autorités légales (police, fisc, tribunaux) si requis
– banques ou comptables dans le cadre de paiements ou audits
– prestataires internes strictement nécessaires (ex : hébergement web, sécurité, support informatique)

Chaque partenaire est tenu au respect strict du RGPD et de nos exigences de confidentialité.

7. Sécurité des données

Nous mettons en place des mesures strictes pour protéger vos informations :

✔ Surveillance des accès
✔ Systèmes sécurisés
✔ Protection physique du courrier et des documents
✔ Protocoles de confidentialité pour notre personnel
✔ Stockage sécurisé des données numériques

Nous prenons toutes les précautions pour éviter : perte, falsification, accès non autorisé ou divulgation.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous pouvez :

• accéder à vos données
• rectifier vos données
• demander l'effacement de vos informations
• demander la limitation du traitement
• vous opposer au traitement
• demander la portabilité de vos données

Pour exercer vos droits :
📧 Contact : privacy@emilgroup.eu

Nous répondons sous 30 jours maximum.

9. Cookies

Notre site peut utiliser des cookies pour :

10. Modifications de la politique

Cette Politique de Confidentialité peut être mise à jour à tout moment.
Les modifications seront publiées sur notre site web avec la date de mise à jour.

11. Contact

Pour toute question concernant cette politique ou vos données personnelles, contactez-nous :
📩 E-mail : info@emilgroup.eu
📍 EMIL™ Office Rental Belgique - Paris - Kinshasa